Cara Menangani Arsip

By on October 14, 2014

Menangani surat-surat di suatu kantor merupakan suatu kegiatan yang tidak bisa dipandang sebelah mata. Dalam suatu kegiatan oganisasi yang khusus mengurus surat-surat di kantor tentu berbeda antara satu instansi dengan instansi lainnya, baik di organisasi pemerintah ataupun swasta. Dalam kegiatan di organisasi yang tidak besar, surat-surat yang masuk dan keluar dapat ditangani oleh satu orang saja dan sekaligus merangkap tugas lainnya. Tetapi di dalam organisasi yang lebih besar dalam menangani surat-surat berbeda dengan yang dilakukan oleh organisasi yang lebih kecil. Dalam hal ini surat-surat dikerjakan di dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dibuat satu bagian khusus, yaitu bagian ekspedisi. Secara umum untuk bagian pengurusan, baik untuk penerimaan dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan di suatu bagian ekspedisi dianggap lebih terkontrol dan efektif
Adapun alur kerja di dalam menangani surat-surat yang masuk di bagian ekspedisi sebagai berikut :

1.Penyortiran surat-surat.
a. Memeriksa asal surat masuk.
b. Memeriksa cara pengiriman surat

2.Pengelompokkan surat-surat.
a. Untuk surat-surat katagori dinas atau yang berhubungan dengan kegiatan kantor.
b. Hasil pengelompokkan surat-surat sortiran, ditempatkan dimasing-masing file.

3.Membuka surat dari sampul.
4.Memeriksa surat-surat
5.Membaca isi surat
6.Penyampaian surat di intern organisasi
7.Mencatat surat.
a. Kartu kendali
b. Buku agenda
c. Buku bantu agenda
d. Keterangan lain yang dicatat dalam kartu kendali ataupun buku agenda.

Langkah akhir penanganan surat
Tata cara penyimpanan arsip baik yang masih aktif dan inaktif digunakan sistem penataan berkas yang disesuaikan dengan keperluan instansi yang bersangkutan, dan untuk lebih memudahkan dalam hal pengendalian.

Filling.
Filling adalah semua kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan masalah mengumpulkan, menyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemerliharaan dan distribusi dari surat-surat, catatan-catatan, hasil-hasil kalkulasi, gambar-gambar grafik, data atau informasi yang lain. Tindakan tersebut dilakukan secara sistematis dalam rangka melakukan suatu proses manajemen yang baik dari suatu hasil catatan ataupun surat-surat tersebut untuk dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Untuk menunjang keamanan surat-surat atau arsip, bisa dilakukan dengan berbagai cara :
1. Sistem penyusunan arsip berdasarkan abjad.
Penyusunan surat atau arsip berdasarkan abjad bisa dibagi beberapa bagian lagi, misalnya; a. nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa, dll,.b. masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali surat atau arsip yang dibutuhkan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan arsip pada awalnya nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya, untuk setiap penggantian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dalam mencari topik atau nama yang lainnya.

2. Sistem penyusunan arsip berdasarkan subyek.
Sistem ini merupakan hasil dari modifikasi sistem abjad, jadi dalam hal ini surat atau subyek pokoknya tidak dijadikan sebagai kode abjadnya saja.

3. Sistem penyusunan arsip berdasarkan nomor.
Sistem ini dimana file-file yang ditempatkan kedalam suatu tempat yang sesuai yang kemudian setiap bagian atau kelompok dari surat dibuat lembaran petunjuk yang menonjol keluar dan ini merupakan sebagai pembatas dari file dengan nomor kode yang disusun secara berurutan. Hal ini biasanya digunakan untuk file seperti jenis, cek, wesel, dan surat berharga lainnya.

4. Sistem penyusunan arsip berdasarkan wilayah/daerah.
Untuk penyusunan arsip berdasarkan wilayah, pada umumnya adalah digunakan pada institusi pemerintah yang mempunyai perwakilan di daerah, atau pada perusahaan-perusahaan besar milik swasta. Hal ini dimaksudkan agar pihak pusat akan mudah memantau tanggungjawab hasil kerja dari unit-unit di bawahnya yang berada di suatu daerah atau wilayah, serta akan mengetahui kebutuhan-kebutuhan anggaran dan lain-lainnya untuk biaya operasional.

5. Sistem penyusunan arsip berdasarkan pada waktu.
Sistem penyusunan ini lebih mengarah pada waktu penerimaan surat. Cara ini akan lebih baik jika dalam penyusunan surat atau arsip ini menggunakan sistem tabs. Dan sistem ini digunakan untuk mendata seluruh tagihan menurut waktu yang telah ditentukan atau disepakati bersama mengenai pemberian kredit untuk usaha atau mengenai surat menyurat kepada pihak yang bersangkutan. Dengan sistem waktu, maka seseorang akan mudah diketahui kapan akan membayar piutang yang pada saatnya telah jatuh tempo, berapa besar jumlah tagihan, serta berapa besar jumlah barang yang menjadi tanggungannya.

Jadi dalam penanganan surat-surat di kantor secara umum menggunakan system filling, karena mengingat pentingnya surat-surat yang akan disimpan sebagai bahan ingatan suatu organisasi dan juga sebagai alat bukti dari suatu aktivitas dan sekaligus bahan pertanggungjawaban. Dengan sistem filling dalam penyimpanan surat-surat, dokumen atau surat penting lainya akan lebih aman, dan terstruktur dengan baik, serta akan lebih mudah ditemukan dokumen atau arsip dengan cepat dan tepat apabila diperlukan kembali.
Bahan: catatanellamerlia.blogspot.com.
Jayusman-byblogspot.com/2012/05/pengertian filling

Tinggalkan Komentar

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>