Cara Menangani Surat Keluar

By on October 8, 2014

Dalam tata cara menangani surat keluar akan dilakukan proses sebagai berikut :
Membuat konsep surat.
Langkah pertama dalam menangani surat keluar adalah membuat konsep surat terlebih dahulu, di samping itu ada pula cara lain yang lebih mudah untuk membantu membuat konsep surat dengan baik adalah sebagai berikut;

a. Ditetapkan tujuan
Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep surat dimulai, sebelumnya harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat terebut. Apakah untuk membalas surat pesanan atau surat lainnya.

b. Menyiapkan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, maka dapat disiapkan informasi pendukung yang diperlukan dalam membuat surat tersebut. Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah kita dalam pengolahan dan penyusunan konsep surat.

c. Telah diketahui calon penerima surat. Calon penerima surat perlu diketahui juga. Hal ini akan sangat membantu kita dalam memilih atau menentukan kata-kata dan gaya bahasa yang cocok digunakan dalam pembuatan surat.
Berikutnya dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut dapat menggambarkan surat yang sebenarnya. Maksudnya adalah isi surat yang dibuat harus mencerminkan surat yang sebenarnya menurut kebutuhan.

d. Menyetujui konsep.
Selesai konsep dibuat maka harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang berkepentingan atau orang yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut, hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat tersebut. Apabil surat yang isinya akan menyangkut lebih dari satu pihak/Lembaga dalam suatu organisasi, biasanya hasil konsep akan pertimbangan terlebih dahulu kepada pihak-pihak atau Lembaga/Badan tersebut sebelum disetujui atau di paraf. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat atau orang yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut akan memberikan parafnya di konsep tersebut

e. Nomor surat.
Setelah konsep disetujui dan itu ditandai dengan adanya paraf orang yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut, lalu konsep tersebut dilengkapi dengan diberi nomor urut surat. Hal yang tidak kalah pentingnya adalah perlu kiranya diperhatikan dalam pembuatan atau pemberian nomor surat hendaknya harus dengan jelas, tidak sulit dan mudah untuk dimengerti serta tidak mengubah susunan bentuknya. Nomor surat adalah gabungan dari nomor-nomor atau kode-kode tertentu suatu organisasi, Lembaga, Badan, Swasta dll , contoh nomor atau kode dari surat : 231/K/Ps/IX/08
Keterangan :
231 = nomor surat
K = surat keluar
Ps = kode untuk surat pesanan
IX = bulan pembuatan
08 = tahun

f. Pengetikan surat .
Setelah konsep disetujui dan diberi paraf oleh orang yang bertanggungjawab, lalu surat diberi nomor, untuk selanjutnya konsep surat diketik. Di dalam proses pengetikan konsep, umumnya akan dilakukan tindakan-tindakan sebagai berikut;
• Memeriksa apakah semua persyaratannya telah lengkap.
• Berapa jumlah tembusan yang dibutuhkan.
• Mengutamakan pengetikan surat yang urgen (penting) terlebih dahulu, melihat segi waktu pengiriman dan isi surat tersebut.
Setelah langkah-langkah tesebut di atas dibaca dan diteliti berulang kali, maka barulah proses pengetikan surat dilakukan. Dalam melakukan pengetikan surat perlu diperhatikan bahwa bentuk dari surat harus seragam, misalnya surat dibuat dengan menggunakan gaya full block stell, hanging paragraph dll, disesuaikan dengan standar di organisasi yang berlaku. Selain itu sudah barang tentu hasil ketikan harus serapi mungkin dan tidak ada kesalahan dalam pengetikan. Selanjutnya memperbanyak surat kalau hal tersebut memang dibutuhkan.

g. Penanda tanganan surat.
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat seperti, amplop, lampiran-lampiran, kemudian surat siap untuk ditanda tangani. Yang berhak menanda tangani surat adalah orang yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Jadi selesai pengetikan surat diproses , hasil pengetikan surat harus diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan paraf.
Pemberian cap stempel organisasi.
Setelah surat ditanda tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi di sebelah kiri atas tanda tangan dan mengena bagian tanda tangan orang yang bertanggungjawab pada surat tersebut.

h. Mencatat surat-surat keluar.
Selanjutnya adalah mencatat surat di buku agenda surat keluar. Yang harus dicatat adalah nomor urut surat, tanggal, tujuan surat, mengenai perihal, lampiran surat, dan keterangan. Kenapa semua surat yang akan keluar perlu dicatat di buku agenda surat keluar, maksudnya adalah sbb;
a. Untuk mengetahui berapa banyak surat yang telah dibuat oleh organisasi
b. Mengawasi atau untuk mengontrol surat yang dikeluarkan oleh organisasi
c. Memudahkan untuk diketahui jumlah surat-surat yang telah keluar dari organisasi

i. Pengiriman surat.
Proses pengiriman surat diketahui secara umum ada dua macam ;
– Dikirim melalui petugas pengiriman surat di organisasi
– Dikirim melalui jasa pengiriman surat (Pos dan Giro)

Dikarenakan surat-surat yang akan dikirim perlu terlebih dahulu dipisah-pisahkan, mana yang akan dikirim melalui petugas pengiriman surat organisasi, atau melalui jasa pengiriman jasa Pos dan Giro. Untuk yang akan dikirim malalui jasa pengiriman jasa Pos harus dipisah-pisahkan lagi menurut jenis-jenis jasa pengiriman surat, yaitu didasarkan pada kepentingan surat masing-masing, dan juga lama perjalanan waktu pengiriman surat tersebut. Apabila dikehendaki menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jasa kiriman biasa, kilat , kilat khusus, tercatat dsb. Jadi kita harus menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim tersebut.
Bahan:dian4ngraeni.wordpress.com/2009

Tinggalkan Komentar

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>