Menangani Surat Masuk

By on October 13, 2014

Dalam hal surat menyurat di dalam aktivitas perkantoran hubungan komunikasi relatif lebih banyak menggunakan surat. Surat adalah suatu alat komunikasi dalam bentuk tulisan, baik berupa tulisan tangan ataupun tulisan dalam bentuk ketikan yang ditujukan kepada perorangan, instansi pemerintah, organisasi masyarakat dengan maksud untuk menyampaikan sebuah informasi. Dalam tulisan Sutrisno dan Renaldi, 2006, berpendapat bahwa, Apabila surat dari satu pihak dikirim ke pihak lainnya berisi informasi yang menyangkut pada kepentingn tugas atau pada suatu instansi yang bersangkutan, maka surat tersebut dinamakan surat dinas atau surat resmi.

Surat dinas adalah surat yang menyangkut dengan masalah pekerjaan kantor, baik berupa surat dinas, surat tugas atau kegiatan yang berhubungan dengan suatu instansi atau perusahaan. Ada beberapa jenis surat tugas diantaranya adalah :
a. Surat Tugas
b. Surat Perintah
c. Memorandum
d. Surat Keputusan

Sedangkan untuk jenis surat dinas yang bersifat perseorangan adalah sebagai berikut :
a. Surat melamar pekerjaan
b. Surat izin
– Izin meninggalkan kantor
– Izin urusan keluarga
c. Surat cuti
-Cuti tahunan
-Cuti besar

Dalam perjalanannya ke depan, terlihat pembuatan surat dinas tidak hanya terbatas pada instansi pemerintah saja, tetapi sampai pada instansi swasta. Di dalam surat kedinasan sering kali ditemukan surat izin tidak masuk kantor, surat tersebut tidak saja berisi hal yang bersifat personal saja, tetapi lebih mengarah pada hal kedinasan, hal tersebut disebabkan si pembuat surat adalah salah satu pegawai dari suatu instansi pemerintah, isi dari surat tersebut sangat berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi jabatan yang bersangkutan. Surat izin pengajuan berdasarkan dari undang-undang yang berlaku, dan surat izin tersebut masuk dalam katagori surat dinas.

Mail Handling merupakan suatu kegiatan mengirim informasi secara tertulis dari satu instansi ke instansi lainnya. Jadi aktivitas pengurusan surat tidak hanya sebatas menerima surat saja, atau mengirim surat keluar, tetapi kegiatan dalam pengurusan surat mencakup juga dalam hal mengarahkan dan mendistribusikan surat ke bagian-bagian unit kerja di lingkungan instansi kerja.
Masuknya surat-surat dari luar instansi adalah termasuk dalam lingkup surat dinas, dan untuk memudahkan dalam hal pengawasan, pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk, maka di buat satu pintu, yaitu biasa dikenal dengan sebutan bagian tata usaha. Oleh sebab itu apabila seorang pegawai pada di unit satuan kerja menerima surat masuk dari instansi lain, maka surat tersebut harus diserahkan ke bagian tata usaha.

Selanjutnya surat-surat yang masuk di bagian tata usaha akan dikelola oleh bagian tata usaha antara lain sebagai berikut :

1. Menyortir surat.
Tindakan awal yang dikerjakan oleh bagian tata usaha adalah memilah-milah surat berdasarkan pada unit organisasi. Kemudian surat-surat dikelompokkan berdasarkan dari tujuan surat tersebut, misalnya ditujukan untuk Kepala unit satuan kerja, atau unit-unit kerja lainnya yang berada pada instansi tersebut dan seterusnya.
Jenis dan macam surat. Surat-surat yang masuk di kelompokkan menurut macamnya seperti, surat-surat dinas, wesel, giro, surat tercatat, surat pribadi dll.
Mengelompokkan. Langkah berikutnya adalah surat-surat dinas dibagi lagi menjadi kelompok-kelompok menurut tingkat dan kebutuhan dari surat dinas tersebut, misalnya surat dinas yang masuk dalam katagori 1 x 24 jam, surat yang sifatnya amat segera yaitu paling lambat 2 hari atau paling lambat 5 hari kerja dst.
Kualifikasi bobot isi surat. Dalam hal ini surat dikelompokkan berdasar pada bobot kepentingan isi surat seperti, surat sangat rahasia diberi kode (SR), artinya sangat membahayakan urusan Negara, kemudian surat rahasia diberi kode (R), artinya akan menimbulkan kerugian pada negara, surat terbatas diberi kode (K), artinya hanya boleh diketahui oleh pejabat tertentu saja dan surat biasa diberi kode (B).
Tingkat keperluan yang mendesak. Surat-surat masuk kemudian dipisah-pisahkan dan dibuat kelompok-kelompok berdasarkan pada jenis surat seperti, untuk surat faksimile, teleks, surat kawat, radiogram, telegram dll. Pengelompokkan surat dimaksudkan agar pengelola dapat dengan mudah untuk mendistribusikan surat masuk pada unit-unit kerja, dan juga mengetahui surat mana yang harus segera disampaikan kepada pihak yang berkepentingan di unit satuan kerja.

Mengeluarkan surat.
Surat-surat dikeluarkan dari sampulnya masing-masing dan ketika mengeluarkan surat dari amplop harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat di dalamnya akan ikut robek di saat membukanya. Semua surat harus dibuka, kecuali surat-surat yang bersifat rahasia dan surat-surat yang menyangkut pribadi seseorang.

Meneliti isi surat.
Surat-surat setelah dikeluarkan selanjutnya dibaca dengan seksama, dengan demikian akan diketahui apakah surat tersebut dicantumkan alamat pembuat surat atau kosong, dan mengarah kemana surat tersebut, apakah ditujukan untuk pimpinan instansi atau kepada pejabat lainnya. Memeriksa pula apakah surat disertai lampiran-lampiran serta ada berapa lembar surat tersebut, jika ada maka harus dicocokkan dengan keterangannya dan bila tidak sama, maka surat tersebut dicatat bahwa surat dan lampirannya tidak sama. Surat yang disertai dengan alamat pengirim, surat akan dipisahkan dengan sampulnya, tetapi bila surat tidak disertai dengan alamat pengirim, surat tersebut dilekatkan dengan sampulnya.

Pendataan surat.
Setelah Selesai surat diproses, selanjutnya surat-surat didata pada buku agenda surat diawali dari, nomor urut agenda, tanggal terima surat, nomor kode surat masuk, alamat pengirim, perihal, lampiran, isi disposisi, keterangan. Pendataan surat sangat penting sekali agar mempermudah pekerjaan dalam hal pengendalian dan pengontrolan surat-surat masuk. Pendataan atau pencatan surat di buku agenda selama 1 tahun, yaitu di awali dari nomor 1 bulan januari sampai dengan tanggal 31 desember.

Pendistribusian surat.
Selesai surat dicatat pada buku besar, lalu surat disampaikan kepada yang ditujukan, baik untuk pimpinan instansi, kepala bagian, sub bagian atau kepada staf. Surat untuk pimpinan disampaikan melalui sekretaris pimpinan, dan surat untuk para pejabat disampaikan melalui petugas atau ke sekretaris pejabat tersebut. Surat-surat yang disampaikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan harus dicatat dibuku pengiriman surat dan dibubuhi tanda terima bahwa surat telah disampaikan kepada yang dimaksud.
Bahan :
Paknewulan.wordpress.com

Tinggalkan Komentar

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>