ARSIP DINAMIS

Mashur February 22, 2012 0

Sumber: http://mtpcenter.files.wordpress.com/2010/10/kearsipan.jpg

Mengacu pada Undang-undang (UU) Nomor 43 tahun 2009 tentang pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab. I Pedoman Umum Pasal 1, adapun pengetian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 tahun 2009 sbb;

a. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip
b. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
c. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
d. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
e. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus menerus
f. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensinya penggunaannya telah menurun.
g. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan diberi keterangan dipermanenkan yang telah diverikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Indonesia dan atau lembaga kearsipan.
h. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, kemanan, dan keselamatannya.
i. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Demikian lengkapnya UU No 43 tahun 2009 ini mengakomodir tentang pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana sekarang penerapan dan pengelolaannya arsip untuk kehidupan berbangsa, organisasi, perusahaan dan perkantoran, sehingga pada akhirnya dapat mewujudkan dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara baik dan optimal, serta efektif dan efesien. Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip terbagi dalam 2 macam, yaitu arsip Dinamis dan arsip Statis.

Arsip dinamis adalah arsip yang dipakai secara langsung dalam suatu kegiatan organisasi/perkantoran setiap hari. Arsip dinamis terbagi lagi kedalam 3 macam jenis arsip yaitu;
- Arsip aktif, adalah arsip yang masih digunakan untuk kelangsungan kerja.
- Arsip semi aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang
- Arsip inaktif, adalah arsip yang hanya sesekali digunakan untuk proses pekerjaan sehari-hari.

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Sebagai contoh, walaupun arsip dinamis keuangan merupakan arsip dinamis yang penting, namun arsip keuangan yang disimpan harus menyebar luas juga, agar dapat memberikan gambaran historis yang lengkap menyangkut badan korporasi. Arsip yang dilestarikan melipunti informasi tentang hubungan karyawan, aktivitas karyawan, data biografis tokoh dalam badan korporasi. Penaksiran arsip dinamis yang akan dipilih sebagai arsip statis ditentukan oleh nilai informasi yang terkandung dalam arsip dinamis.

Nilai arsip dinamis ini terbagi dua, yaitu nilai rujukan (referensi) dan nilai penelitian. Pemisahan antara nilai rujukan dengan nilai penelitian untuk arsip dinamis yang akan disimpan permanen memang agak sulit. Pada umumnya, perbedaan antara kedua nilai terletak pada tingkat pemakaian dan maksud penyimpanannya, bukannya pada arsip dinamis beserta isinya.

Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan juga untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Arsip statis biasanya disimpan dalam bentuk kertas. Akan tetapi tidak semua arsip statis dalam bentuk kertas, karena arsip yang menggambarkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri dari berbagai macam jenis arsip.

Arsip statis perlu dikelola dan disimpan. Apabila ada 2 copy dari surat, salah satunya harus dihilangkan. Bilamana ada kondisi dari arsip statis yang tidak layak simpan, harus dicatat untuk dibuatkan baru, menggantikan arsip yang rusak. Filing cabinet adalah tempat yang tidak cocok untuk menyimpan arsip statis. Hal ini dikarenakan folder bagian dalam filing cabinet sering macet dan penelusuran folder menyebabkan terjadinya kerusakan, apalagi dokumen mudah melengkung atau terlipat. Disarankan untuk penyimpanan dokumen lebih baik menggunakan lemari besi, dan beberapa dokumen diantaranya memerlukan tempat penyimpanan khusus, seperti lemari yang dilengkapi dengan kaca berpintu untuk melindungi arsip dari debu kotor atau tangan manusia.

Arsip statis merupakan catatan badan korporasi ataupun perorangan. Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada sebatas ingatan keryawannya saja, karena ingatan manusia tidak sempurna. Arsip statis digunakan untuk merekam/mencatat kegiatan badan dalam proses pengarsip dinamis itu, sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali ingatan, Contohnya seseorang dapat mengetahui kapan SK restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distrtibusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu serta dapat menyajikan kokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.

Mengatur Arsip Dinamis.
Pengolahan secara maksimal pelayanan dalam setiap organisasi akan menjadi sangat baik bila didukung oleh beberapa hal;
a) Pencapaian target pelayanan melalui pendekatan secara manusiawi yang dilakukan oleh para karyawan/pegawai. Ini sangat penting untuk membuat setiap kegiatan dengan lainnya menjadikan pelayanan terasa nyaman dan menyenangkan.
b) Ditinjau dari presedur pelayanan yang sistematis, transparan dan simple. Hal demikian menjadi penentu dalam pengolahan pelayanan.

Tanpa ada pengaturan yang baik, maka tujuan pelayanan tidak akan menjadi sempurna. Untuk itu, tuntutan atas disiplin peraturan menjadi bagian yang tidak bisa dipisahkan dari proses pelayanan. Pengaturan dan pengelolaan arsip dinamis adalah salah satu bagian dari kesempurnaan penataan suatu organisasi.
Salah satu bagian yang berhubungan dengan aturan pelayanan adalah pengaturan arsip dinamis. Pelayanan tidak akan berjalan baik, jika catatan resmi dari dokumen fakta pelayanan tidak ada, atau belum dikelola secara baik. Bila hal itu terjadi, maka bisa jadi ukuran pelayanan menjadi kurang baik dimata konsumen. Arsip dinamis adalah dokumen yang masih digunakan sehari-hari untuk keperluan pengambilan keputusan. Berbeda halnya dengan arsip statis, dimana arsip statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena berbagai alasan sejarah, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Konsep Arsip Dinamis.
Arsip dinamis adalah informasi yang terekam atau tercatat, termasuk pula data yang berada dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi, perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan, sebagai bukti dari aktifitas tersebut. Untuk itu arsip dinamis memerlukan pengelolaan yang baik sebagai bahan bukti dasar untuk mengambil suatu keputusan, sekaligus sebagai suatu ukuran dari sebuah kegiatan.

Menurut Anglo-Saxon, arsip adalah dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain. Arsip dinamis berisi berbagai catatan informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas dari sebuah organisasi atau perorangan. Dengan konsep di atas maka arsip dinamis memerlukan pengelolaan yang baik. Pengelolaan ini dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi semua, baik untuk sipembuat, penerima, dan para penggunanya.

http://forumkuliah.wordpress.com
http://karina-pendidikan.blogspot.com

Share on TwitterShare via email



Leave A Response »