villa di puncak

villa bali

Fungsi Arsip

Mashur July 26, 2013 0

Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data, juga merujuk pada tempat di mana catatan dan data-data itu disimpan. Arsip hampir mirip dengan sebuah perpustakaan. Perbedaannya adalah, bahwa arsip tidak selalu bebas untuk dikunjungi oleh siapa saja, kecuali Arsip Negara. Kata arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin disebut felum (bundle) dalam bahasa Inggris file.

Menurut Wursanto (2001:13) arsip dapat diartikan sebagian kumpulan dokumen tulisan atau gambar-gambar yang disimpan untuk tujuan-tujuan ilmiah praktis. Pengertian tadi sejalan dengan yang diungkapkan oleh Sedarmayanti (2003:9) bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara taratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi Arsip adalah sbb:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga dan badan-Badan Pemerintah dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut UU No.43 Tahun 2009 Pengertian Arsip adalah sbb:
a.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Berdasarkan Fungsi:
Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a.Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
b.Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau dengan kata lain sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Dalam seminar dokumentasi arsip kementerian-kementerian yang diselenggarakan di Jakarta pada tanggal 23 Februari Tahun 1957, telah membuahkan sebuah difinisi arsip sebagai kumpulan surat maupun sebagai suatu badan yang berbunyi sebagai berikut:

- Arsip adalah kumpulan dari surat menyurat yang terjadi oleh karena menyangkut pekerjaaan aksi transaksi, tindak tanduk, dokumenter yang disimpan, sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat disiapkan kembali untuk melakukan tindakan-tindakan selanjutnya.

- Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan-pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam pemerintahan, maupun dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Secara teoritis menurut fungsinya arsip dibedakan dalam 2 bagian yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

Sebagai petugas arsip yang baik, diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yang harus dimiliki yaitu:
1. Ketelitian
2. Kecerdasan
3. Kecekatan
4. Kerapian

Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip pada pokoknya dikenal 4 macam sistem penyimpanan arsip:
1. Penyimpanan arsip menurut abjad
2. Penyimpanan arsip menurut wilayah
3. Penyimpanan arsip menurut nomor
4. Penyimpanan arsip menurut tanggal.

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut untuk kegiatan pemerintah.

Kendala di dalam pengelolaan arsip pada umumnya dihadapi oleh setiap kantor adalah sbb:
1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan pada akhirnya tugas-tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.

2. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan. Bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pegawai berpendidikan rendah. Unit kearsipan juga menjadi tempat buangan bagi pegawai-pegawai yang dipindahkan dari unitnya, serta di samping itu masih ada anggapan, bahwa siapun dapat mengerjakan bidang kearsipan. Pegawai kearsipan yang kurang cakap dan kurang terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat mengimbangi perkembangan dalam bidang kearsipan.

3. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tesedia tidak dapat menampung arsip lagi.

4. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di kantor/instansi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya sendiri-sendiri, karena tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.

5. Belum diberlakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip di masing-masing instansi, yang mengakibatkan setiap pegawai yang meminjam arsip, tanpa ada peraturan atau catatan yang jelas.

6. Penggunaan arsip oleh pengelola atau oleh pihak lainnya yang membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain, yang juga sangat membutuhkan arsip tersebut.

7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat, bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum atau kurang terampil.

8. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara keseluruhan, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, bercampur aduk dan tidak dapat tertampung lagi.

9. Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan, karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

10. Dan masih banyak lagi kendala-kendala yang menyangkut tentang kearsipan.
Bahan:

http://jasapengetikan.com/pengertian-kearsipan-tujuan-kearsipan

Share on TwitterShare via email



Leave A Response »

http://invite4job.com