Pengelolaan dan Perawatan Arsip Dinamis

Mashur July 26, 2013 0

Menurut UU Nomor 43 tahun 2009, tentang kearsipan, Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan dalam suatu kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu yang cukup lama.

Pengelolaan sebuah arsip dinamis adalah suatu proses pengendalian sebuah arsip dinamis secara efisien dan efektif serta sistematis yang mencakup dari mulai penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pengurangan/penyusutan dari arsip tersebut.

Mengelola Arsip Dinamis meliputi;
a. Dalam mengelola arsip dinamis dilakukan demi menjamin tersedianya arsip dalam menjalankan suatu penyelenggaraan suatu kegiatan, dan sebagai bahan hasil pengelolaan kinerja serta alat bukti yang dapat dipertanggungjawabkan secara hukum yang berlaku seperti;
-Dapat diandalkan
-Sistematis
-Lengkap
-Serta menyeluruh berdasarkan standar aturan yang berlaku.

b. Pengelolaan arsip dinamis mencakup;
-Penciptaan arsip
-Penggunaan dan pemeliharaan arsip
-Pemusnahan/Pengurangan arsip.

c. Pengelolaan arsip baik yang ada di lembaga Pemerintahan, Badan Usaha Milik Negara, Perguruan Tinggi Pusat maupun Daerah, dilakukan dalam sistem yang sama mengacu pada sistem kearsipan Nasional.

d. Dibutuhkan suatu pengelolaan yang baik dalam mengelola arsip dinamis dan harus tepat guna, hemat dalam usaha penciptaan arsip, membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal penyimpanan arsip, serta sistem klasifikasi keamanan akses arsip.

e. Petugas atau orang yang memiliki tanggung jawab di dalam pengelolaan arsip dinamis, harus bisa menjaga ke keutuhan, keaslian, dan keselamatan dari arsip yang dikelolanya.

Penciptaan arsip dinamis:
-Penciptaan arsip dilakukan dengan sebaik-baiknya demi menjaga rekaman peristiwa/kegiatan aslinya sehingga menghasilkan arsip yang lengkap, dapat di percaya, sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
-Penciptaan arsip dikerjakan atas dasar analis (tupoksi) tugas dan fungsi organisasi.
-Penciptaan arsip harus memenuhi standar susunan aturan , isi, dan hubungan arsip.
-Penciptaan arsip untuk mengatur dan mengabadikan hasil pengolahan serta penerimaan arsip secara terukur.
Penggunaan Arsip Dinamis:
-Pencipta arsip harus menyediakan arsip dinamis untuk keperluan para pengguna arsip.
-Pencipta arsip harus membuat daftar arsip dinamis dalam 2 kategori, a) arsip umum, b) arsip terjaga, baik yang ada pada lembaga pemerintah, perguruan tinggi, atau badan-badan lainnya.
-Pencipta arsip wajib menjaga kelestarian dan keamanan dari arsip yang masuk dalam arsip terjaga.

Persyaratan Khusus Hubungan Pengelolaan Arsip Dinamis
a) Penciptaan arsip dapat menutup akses atas arsip berdasarkan apabila arsip terbuka untuk umum maka dapat berakibat:
-menghambat proses penegakan hukum.
-dapat menghambat kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan atas persaingan usaha yang tidak sehat.
-dapat mengancam keselamatan pertahanan dan keamanan Negara.
-membeberkan hasil kekayaan bumi Indonesia pada dunia internasional yang termasuk dilarang oleh aturan Negara.
-membahayakan ketahanan ekonomi Negara.
-dapat mempersulit hubungan politik baik dalam dan luar negeri.
-membeberkan isi akta (pernyataan) yang bersifat autentik dan sangat pribadi kepada orang lain yang tidak berhak mengetahuinya.

b) Pencipta arsip harus dapat menjaga dari kerahasiaan arsip tertutup.

c) pencipta arsip harus menentukan aturan dan ketentuan pelayanan berdasarkan standar yang telah ditetapkan, serta menyediakan fasilitas untuk para penggunanya.

Perawatan Arsip.
Pengelolaan perawatan arsip dinamis dimaksudkan agar arsip dinamis dapat terjamin baik keamanan dan juga informasi serta keadaan dari arsip itu sendiri. Untuk perawatan arsip dilaksanakan sesuai dengan aturan yang standar yang telah ditentukan. Perawatan arsip juga dimaksudkan agar arsip tidak mudah rusak akibat pengaruh udara panas, tingkat kelembaban, kutu, debu, jamur, rayap, air dan juga api. Oleh karena itu tempat penyimpanan arsip harus terjaga dari segala macam penyebab dari timbulnya kerusakan. Tempat penyimpan arsip harus dalam keadaan kering, tidak lembab, bebas dari air, kuat, terlindungi dari binatang-binatang kecil perusak, terang serta sirkulasi udara yang baik. Untuk suhu dalam ruangan penyimpanan arsip serta kelembaban udara diatur sedemikian rupa, agar arsip yang ada di dalam ruang tidak cepat rusak akibat udara yang tidak stabil. Arsip disusun di rak besi tetapi tidak berhimpitan ketat, melainkan direnggangkan agar arsip tidak terlipat dan mudah untuk dikeluarkan.

Pemusnahan/Penyusutan Arsip Dinamis.
Penyusutan atau pemusnahan arsip dilakukan dengan memindahkan arsip inaktif dari bagian pengolahan ke bagian kearsipan, atau arsip akan dimusnakan bila sudah tidak memiliki nilai guna lagi, atau diserahkan arsip statis ke badan kearsipan, hal tersebut dilakukan oleh pencipta arsip.

Penyusutan atau pengurangan arsip dilakukan atas dasar lama penyimpanan dari sebuah arsip, dan tidak lupa memperhatikan kepentingan para pengguna arsip, serta Negara. Jadwal waktu penyimpanan arsip adalah daftar dari arsip yang telah di catat berdasarkan lama waktu penyimpanan, baik mengenai jenis arsip, keterangan yang berisi keterangan tentang penetapan dari jenis arsip mana yang akan dimusnakan, di cek ulang, arsip mana yang akan dipermanenkan yang kemudian diambil sebagai bahan rujukan dari penyusutan serta penyelamatan dari arsip itu.

Tata Cara Pemusnahan Sebuah Arsip
-Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi.
-Telah habis batas masa penyimpanannya dan diberi label arsip yang akan dimusnakan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip).
-Tidak ada peraturan atau UU yang melarang.
-Tidak berhubungan dengan suatu penyelesaian proses perkara.
-Pemusnahan harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
-Pemusnahan arsip merupakan tanggungjawab pimpinan dari pengelola arsip itu .

Bahan:
Kodzan.blogspot.com/2013/01/perananan-manajemen-arsip-kearsipan-dinamis.
Pengelolaan arsip dinamis statis.Drs,Y.Suraja.M.Si.M.M

Share on TwitterShare via email



Leave A Response »