food recipes

resep nasi goreng

menu makanan

resep kue

Menangani Bertumpuknya Surat

Mashur July 29, 2013 0

Bertumpuknya surat-surat di atas meja kerja akan menimbulkan pemandangan yang kurang sedap dimata bagi yang melihatnya, dan tentu hal itu tidak akan dibiarkan begitu saja, jika dibiarkan akan menimbulkan masalah bagi sipengelola arsip tersebut. Untuk mencegah masalah bertumpuknya arsip, perlunya di adakan pemilihan dan penyimpanan arsip berdasarkan jenis dan isi dari arsip tersebut, apabila diperlukan akan mudah untuk ditemukan kembali.
Di dalam dunia kearsipan dikenal ada tiga fase yaitu;

a. Penciptaan/penerimaan arsip
b. Penggunaan arsip
c. Penyimpanan/penyusutan

Semua naskah dalam berbagai bentuk seperti; surat, formulir, laporan, gambar, mikroforms, input/output computer, yang diciptakan atau diterima dapat disebarkan luaskan baik untuk internal maupun eksternal; yang kemudian dipergunakan sebagai bahan untuk mengambil sebuah keputusan, pendokumentasian, menjawab berbagai pertanyaan, sebagai bahan referensi, atau bahan pendukung suatu pelaksanaan dari suatu kegiatan organisasi; dan setelah digunakan kemudian disimpan kembali bila selesai digunakan.

Seperti yang sudah diketahui bahwa fungsi arsip dapat dibedakan antara arsip yang masih aktif dan arsip yang sudah tidak aktif (tidak digunakan lagi). Salah satu solusi untuk menghindari terjadinya penumpukan arsip perlu kiranya kita mengetahui akan kegunaan arsip tersebut. Dengan memeriksa berkas arsip maka akan diketahui apakah arsip tersebut masih digunakan atau arsip yang sudah tidak diperlukan lagi untuk bahan kerja. Apabila arsip tersebut masuk dalam daftar masih digunkan, maka arsip tersebut disimpan dan disusun berdasarkan abjad serta penempatannya tidak jauh dari meja kerja. Sistem penyimpanan arsip bisa bermacam-macam, diantaranya ada yang berdasarkan abjad, subyek, numeric dan kode klasifikasi. Arsip yang masih aktif merupakan bagian yang sangat penting dalam mendukung suatu kegiatan organisasi, disamping sebagai bahan referensi dalam pengambilan suatu keputusan.

Arsip yang telah selesai dipakai dan telah menurun pemakaiannya, apabila dibiarkan terus menerus akan menyebabkan terjadinya penumpukkan kertas-kertas arsip yang akan mengganggu kegiatan pekerjaan sehari-hari. Arsip yang menumpuk memenuhi meja kerja kebanyakan arsip-arsip yang masuk kategori inaktif dan masih tersimpan di meja kerja. Secara umum arsip terbesar volume adalah arsip inaktif. Dan arsip yang telah masuk kategori inaktif harus segera dipisahkan dengan arsip aktif. Untuk penyimpanan arsip yang masuk dalam arsip inaktif harus dipisahkan dengan arsip-arsip yang masih dipergunakan, atau arsip tersebut dapat pula dimusnakan dengan memperhatikan karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut. Akan lebih baik lagi jika suatu organisasi telah memiliki jadwal retensi arsip. Berdasarkan jadwal retensi arsip itulah umur dari suatu arsip inaktif disuatu organisasi dapat di ketahui, akan dikemanakan arsip tersebut atau akan diperlakukan bagaimana selanjutnya.

Dengan kita memahami mengenai arsip maka kita dapat memilah satu dengan lainynya dan sekaligus menyimpan arsip atas dasar tingkat kepentingan isi dari sebuah arsip yang masih aktif atau yang sudah tidak aktif, paling tidak kita dapat menghindarkan terjadinya tumpukan-tumpukan arsip baik di meja kerja atau disekitar kita bekerja. Hal ini tentunya bukan hal yang mudah untuk dilaksanakan. Semua ini tergantung kemauan atau niat kita untuk merubah situasi kerja dari keadaan yang kurang nyaman menjadi lebih baik.

Berdasarkan pengalaman, jika kita biarkan arsip menumpuk sekali atau dua kali di meja kerja, dan pada akhirnya semakin lama semakin bertumpuk akan membuat kita kesulitan dalam menyusun arsip serta penyimpanannya. Hal tersebut menimbulkan rasa enggan untuk merapikan arsip-arsip yang telah bertumpuk dan tidak beraturan, dimana arsip aktif dan arsip inaktif bercampur dan mengakibatkan kesulitan dalam pencarian arsip yang kita butuhkan.

Bahan:
www.batam. Go.id/mediakata.

Share on TwitterShare via email



Leave A Response »